Pers event organiseren: zo organiseer je een persconferentie of persevenement

Een persevenement of persconferentie organiseer je in vijf stappen: bepaal of je nieuws sterk genoeg is, kies een goed moment, stuur een duidelijke persuitnodiging, beheer de aanmeldingen met een accreditatielijst en zorg voor een persmap. Op de dag zelf telt vooral dat journalisten snel binnen zijn, goed kunnen werken en na afloop alles hebben wat ze nodig hebben.

Deze gids is geschreven vanuit de kant van de journalist: wat verwachten verslaggevers en fotografen van een persmoment, en wat zorgt ervoor dat ze komen en er ook over schrijven?

Naar de checklist Accreditatielijst

In het kort

Organiseer alleen een persmoment als er echt nieuws is.
Stuur de uitnodiging ruim op tijd en stuur een herinnering.
Werk met aanmelding en een accreditatielijst.
Geef journalisten een persmap met tekst, beeld en contactpersoon.
Plan ruimte voor interviews en beeld.

Wanneer is een persconferentie zinvol?

Alleen als je iets te melden hebt dat journalisten niet uit een persbericht kunnen halen.

Een persconferentie kost journalisten tijd: reizen, wachten, luisteren. Ze komen alleen als het de moeite waard is. Een persmoment is zinvol als er nieuws is dat beter tot zijn recht komt met mensen erbij: een bekendmaking waarbij vragen te verwachten zijn, een presentatie die je moet zien, een opening of een moment waar beeld bij hoort. Is het nieuws met één persbericht en een paar foto’s te vertellen, dan is dat vaak de betere keuze.

Een persevenement is breder dan een persconferentie. Denk aan een perspreview van een tentoonstelling of festival, een persrondleiding, een mediamoment bij een sportevenement of een lancering. Daar staat niet één bekendmaking centraal, maar de mogelijkheid om te kijken, te fotograferen, te filmen en mensen te spreken.

Stel jezelf drie vragen: wat is het nieuws in één zin? Waarom moet een journalist erbij zijn in plaats van het later te lezen? En wie kan er antwoord geven op kritische vragen? Kun je die vragen niet helder beantwoorden, dan is een persmoment nog niet nodig.

Planning en timing

Kies een moment waarop journalisten kunnen komen en hun verhaal nog kwijt kunnen.

Kies een dag en tijd die past bij de deadlines van de media die je wilt bereiken. Een moment halverwege de ochtend geeft verslaggevers tijd om te komen en daarna nog te schrijven of te monteren. Vermijd momenten waarop al groot nieuws gepland staat, zoals verkiezingen of grote sportwedstrijden, tenzij je persmoment daar juist bij hoort.

Houd het programma kort. Een openingswoord, de bekendmaking, ruimte voor vragen en daarna tijd voor interviews en beeld is voor de meeste persconferenties genoeg. Begin op tijd: wie stipt komt, wil niet wachten op laatkomers.

Maak een draaiboek met tijden, sprekers, wie journalisten ontvangt en wie de vragen leidt. Spreek vooraf af wie wat mag zeggen, zeker als er gevoelige onderwerpen zijn. Wil je dat het nieuws pas op een bepaald moment naar buiten komt, maak dan duidelijke afspraken over een embargo.

De persuitnodiging

Kort, concreet en met alles wat een journalist nodig heeft om te beslissen.

Een persuitnodiging is geen persbericht. Verklap niet alles, maar maak wel duidelijk waarom het interessant is. Zet bovenaan in één zin wat er te melden of te zien is. Daarna volgen de praktische gegevens:

Wat: het onderwerp en wat journalisten kunnen verwachten (bekendmaking, presentatie, rondleiding).
Wie: de sprekers en wie beschikbaar is voor interviews.
Wanneer: datum, begintijd, eindtijd en het tijdstip waarop de inloop begint.
Waar: adres, ingang, parkeren en bereikbaarheid met het openbaar vervoer.
Beeld: of er gefotografeerd en gefilmd mag worden en of er een fotomoment is.
Aanmelden: hoe en tot wanneer, met een vaste contactpersoon en telefoonnummer.

Stuur de uitnodiging naar de juiste redacties en, als je ze kent, naar de verslaggevers die het onderwerp volgen. Een uitnodiging een tot twee weken vooraf en een korte herinnering een dag van tevoren werken in de praktijk goed. Zet de uitnodiging ook in je online perskamer als je die hebt.

De accreditatielijst

Weet wie er komt, en laat journalisten snel binnen.

Werk met aanmelding vooraf. Zo weet je hoeveel mensen je kunt verwachten, kun je de ruimte inrichten en voorkom je dat er mensen binnenkomen die er niet horen. Vraag bij de aanmelding om:

naam en functie (verslaggever, fotograaf, cameraman);
het medium of de opdrachtgever, en of iemand freelance werkt;
een telefoonnummer en e-mailadres;
of iemand wil filmen of fotograferen en of er een interview gewenst is.

Bepaal vooraf hoe je controleert of iemand journalist is. Veel organisatoren vragen naar een perskaart of een opdrachtbevestiging van een redactie; bij freelancers is een opdrachtbevestiging vaak het duidelijkste bewijs. Een perskaart is daarbij een hulpmiddel, geen toegangsbewijs: jij beslist als organisator wie er binnenkomt. Hoe dat werkt vanuit de journalist bekeken, lees je bij persaccreditatie.

Zet de lijst klaar bij de ontvangst, met badges of naamkaartjes. Houd rekening met journalisten die zich niet hebben aangemeld maar wel komen; bepaal vooraf of je hen toelaat en op basis waarvan.

De persmap

Alles wat een journalist nodig heeft om zijn verhaal te maken, ook als hij niet kon komen.

Een persmap kan op papier, maar is tegenwoordig meestal digitaal: een link of een map met bestanden die je op de dag zelf en direct daarna deelt. Zet erin:

het persbericht met de kern van het nieuws en de belangrijkste citaten;
een factsheet met cijfers, data en achtergrond;
foto’s en eventueel video in hoge resolutie, met naam van de maker en duidelijke afspraken over het gebruik;
korte profielen van de sprekers;
de contactgegevens van een woordvoerder die ook na afloop bereikbaar is.

Regel de rechten op beeldmateriaal vooraf. Een fotograaf of geportretteerde moet ermee akkoord zijn dat de beelden door de pers worden gebruikt; meer over de regels lees je bij auteursrecht op foto’s en portretrecht.

Locatie en techniek

Een ruimte waarin je kunt luisteren, filmen en praten.

Kies een locatie die goed bereikbaar is en past bij het onderwerp. Let op de praktische kant: een microfoon en geluidsinstallatie, voldoende stroompunten, een stabiele wifi-verbinding en goed licht. Cameraploegen hebben een vrije plek achterin of opzij nodig met zicht op de sprekers. Fotografen willen dichtbij kunnen komen zonder de rest van de zaal te storen.

Richt een aparte ruimte of hoek in voor interviews, zodat radio en televisie kunnen opnemen zonder achtergrondgeluid. Zorg voor koffie en water, een plek om jassen en tassen kwijt te kunnen en, bij een lang programma, een plek om te werken.

Op de dag zelf

Ontvangst, programma, vragen en interviews.

Ontvangst: iemand bij de ingang die de accreditatielijst afvinkt, badges uitdeelt en de persmap meegeeft.
Start op tijd: een korte welkomst, daarna direct de bekendmaking.
Vragen: één persoon leidt de vragenronde en zorgt dat verschillende media aan bod komen.
Interviews en beeld: plan na afloop tijd voor korte interviews en een fotomoment.
Afspraken nakomen: geef geen informatie ‘onder embargo’ of off the record zonder dat dat vooraf duidelijk is afgesproken.

Na afloop

Het werk is niet klaar als de zaal leeg is.

Stuur direct na afloop het persbericht en de link naar de persmap naar alle aangemelde journalisten, ook naar wie niet kon komen. Zet foto’s en, als die er is, een opname van de presentatie online. Beantwoord nagekomen vragen snel en houd de woordvoerder bereikbaar. Kijk later welke media erover hebben bericht en wat je een volgende keer anders zou doen.

Checklist persevenement

Vink af wat klaar is.

Nieuws in één zin geformuleerd
Datum en tijd gekozen, botsingen met ander nieuws gecontroleerd
Sprekers en woordvoerder vastgelegd, kernboodschap afgestemd
Draaiboek met tijden en taken
Persuitnodiging verstuurd (een tot twee weken vooraf)
Aanmeldformulier en accreditatielijst klaar
Afspraken over controle van journalisten en over embargo vastgelegd
Locatie met geluid, stroom, wifi, licht en plek voor camera’s
Interviewruimte ingericht
Persmap met persbericht, factsheet, beeld en contactgegevens
Rechten op beeldmateriaal geregeld
Herinnering verstuurd (dag van tevoren)
Ontvangst, badges en begeleiding geregeld
Persbericht en persmap na afloop verstuurd

Veelgestelde vragen over een persevenement organiseren

Korte antwoorden voor organisatoren en woordvoerders.

Hoe lang duurt een persconferentie?

Voor de meeste persconferenties is een half uur tot drie kwartier genoeg: een korte bekendmaking, een vragenronde en daarna tijd voor interviews en beeld. Een persevenement met rondleiding of preview kan langer duren; zet de tijden dan duidelijk in de uitnodiging.

Hoe ver van tevoren stuur ik een persuitnodiging?

Een tot twee weken vooraf is in de praktijk een goed moment, met een korte herinnering een dag van tevoren. Bij heel actueel nieuws kan het korter; leg dan uit waarom.

Moet ik journalisten om een perskaart vragen?

Dat bepaal je als organisator zelf. Een perskaart of een opdrachtbevestiging van een redactie helpt om te zien dat iemand journalistiek werkt, maar geeft geen recht op toegang. Journalisten die zelf een perskaart willen, lezen op perskaart aanvragen hoe dat werkt; meer over toegang staat bij persaccreditatie.

Wat is het verschil tussen een persconferentie en een persevenement?

Bij een persconferentie staat één bekendmaking centraal, met ruimte voor vragen. Een persevenement is breder: een preview, rondleiding, lancering of mediamoment waar journalisten kunnen kijken, fotograferen, filmen en mensen spreken.

Wat zet ik in een persmap?

Het persbericht, een factsheet met cijfers en achtergrond, beeldmateriaal met naam van de maker en gebruiksafspraken, profielen van de sprekers en de contactgegevens van een woordvoerder.

Regelmatig journalistiek actief? Vraag de perskaart van VFJ aan – met controle van je aanvraag, zonder lidmaatschap, vanaf € 95 voor 12 maanden.

Perskaart aanvragen

Lees de voorwaarden voor de perskaart van VFJ

Stand: 22 oktober 2026. Deze gids geeft algemene praktijktips voor het organiseren van een persmoment. Zie ook persaccreditatie en embargo.